Уявімо типову ситуацію. Новий співробітник живе у Львові, HR працює в Києві, а директор тимчасово у Варшаві. Команда давно перейшла на гібридний формат, але оформлення кожного працівника й досі впирається в папір, кур’єрів та нескінченні дзвінки.
Тож постає питання: як провести оформлення працівника онлайн швидко, законно й без поїздок в офіс?
Сьогодні це можливо завдяки електронному кадровому документообігу. Договори, заяви, накази й акти ознайомлення можна підписувати так само офіційно, як і на папері, але за допомогою електронного підпису.
Це дозволяє оформлювати співробітників незалежно від міста, країни чи часового поясу.
Що необхідно для онлайн-оформлення працівника
Щоб оформлення співробітника відбувалося повністю дистанційно — від договору до наказу й ознайомлення з політиками — потрібно кілька базових речей:
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП) працівника та компанії. Це цифровий підпис, прирівняний до власноручного (п.4 ст.18 Закону України «Про електронні довірчі послуги»). Ним можна підписувати договори, заяви, інструктажі та інші юридично значущі документи.
- Система для кадрових документів. Електронний кабінет, де створюються та підписуються кадрові документи онлайн, дозволяє працювати з одним файлом і автоматично відстежувати статуси підписання.
- Стандартизовані шаблони. Коли HR використовує єдині форми заяв, договорів і наказів, процес оформлення рухається в рази швидше, а ризик помилок зменшується.
- Внутрішній порядок роботи. Варто визначити, хто створює документ, хто його підписує та хто запускає наказ. Це допомагає уникнути плутанини в перший робочий день нового співробітника.
Коли ці базові умови вже є, процес оформлення працівника стає цілком передбачуваним. Фактично це той самий онбординг, який HR проводив раніше, але без паперових документів і пересилань між містами.
Далі розглянемо, як це виглядає покроково.
Крок 1. Підготовка документів
Починається все з формування пакета документів, який раніше передавали особисто або через кур’єра. У цифровому форматі цей процес значно простіший.
Трудовий договір. Створюється за шаблоном. HR вносить умови, погоджує їх із керівником і надсилає працівнику на підпис.
Заява на прийняття. Її також можна створити в цифровому форматі. Працівник підписує її КЕП, а система одразу фіксує дату.
Наказ про прийняття. Формується на підставі підписаної заяви. Керівник затверджує його КЕП, після чого наказ автоматично потрапляє в електронну особову справу.
Внутрішні політики та інструкції. Інструкції з охорони праці, техніки безпеки, правила роботи з даними, положення про віддалену роботу також можуть входити до пакета документів.
Усі ці документи мають юридичну силу у цифровому вигляді за умови підписання КЕП. HR-менеджер бачить статуси документів у системі й не витрачає час на контроль листування.
Крок 2. Підписання документів онлайн
Один із головних плюсів цифрового процесу — це відсутність затримок. Працівник отримує документи незалежно від місця перебування.
Як підписує працівник?
Заходить у систему, відкриває документ, обирає свій КЕП і підписує в кілька кліків. Дата та час підписання фіксуються автоматично, що повністю відповідає вимогам законодавства. У
Як підписує керівник?
Так само — через КЕП, без сканів, фото та пересилань. Це особливо зручно в компаніях, де керівник працює віддалено або часто у відрядженнях.
Як контролює HR?
HR бачить, хто відкрив документ, хто підписав, а хто ще не дійшов до цього етапу. Після підписання система автоматично формує електронну особову справу та переносить документ в архів.
Крок 3. Ознайомлення з політиками та інструкціями
На багатьох посадах працівник зобов’язаний пройти інструктаж або ознайомитися з внутрішніми документами. Цей процес також можна організувати в цифровому форматі.
Як це працює?
- HR завантажує інструкцію або політику.
- Система надсилає її співробітнику на ознайомлення.
- Працівник підтверджує ознайомлення КЕП.
- Дата й час фіксуються.
Це особливо зручно для компаній із віддаленими командами, де складно організувати фізичні зустрічі.
Крок 4. Налаштування доступів і старт роботи
Після завершення юридичних формальностей починається операційний етап. У віддалених командах немає фізичного «першого дня в офісі», тому всі доступи повинні бути підготовлені заздалегідь.
Що зазвичай робить HR:
- створює корпоративну пошту;
- надає доступи до внутрішніх сервісів;
- передає техніку, якщо це передбачено;
- додає працівника до CRM або робочих систем;
- формує чек-лист першого дня.
Це дозволяє новому співробітнику швидко включитися в роботу.
Крок 5. Зберігання документів
В електронній справі працівника можуть зберігатися:
- заява на прийняття;
- трудовий договір;
- наказ;
- додаткові документи;
- інструктажі й політики.
Пошук здійснюється за ПІБ або типом документа, а доступи обмежені відповідно до ролей. Під час аудитів HR не витрачає години на підготовку, система дозволяє швидко сформувати вибірку документів.
Такі процеси зручно організовувати у спеціалізованих HR-системах електронного документообігу. Наприклад, у сервісі «Вчасно.Кадри» можна створювати кадрові документи, підписувати їх КЕП, організовувати ознайомлення з політиками та зберігати їх в електронній особовій справі.
Мінімальний чек-лист для HR
Навіть якщо процес оформлення працівника автоматизований, короткий чек-лист допомагає нічого не пропустити під час онбордингу.
Переконайтеся, що:
- працівник має КЕП;
- підготовлено договір і заяву;
- документи підписані;
- політики надіслані на ознайомлення;
- доступи до систем створені;
- документи збережені в електронній справі.
Такий список дозволяє HR-спеціалісту швидко перевірити, що всі кроки виконані.
Оформлення співробітника дистанційно вже стало нормою для компаній із гібридними або розподіленими командами. Електронний підпис дозволяє проводити весь процес — від заяви до наказу — без паперових документів і пересилань між містами.
Для HR це означає швидший документообіг, менше ручної роботи та прозорий контроль над усіма етапами оформлення. А для співробітника — можливість розпочати роботу без затримок, незалежно від того, де він знаходиться.
